安装集团电话设备，为企业中每一名员工安排一部分机，外线打入由前台（或电脑话务员） 进行信息处理，这样在节约费用的同时，对于外线打入者也会以最快的速度与要联系的人联系上。
　　 分机可以打内线(分机) 和外线、分机间可以无限制转接、外线转接音乐等待、代接内线或外线、秘书征询转接、任意定义值班分机、自动选择空闲外线或指定外线出局、外线呼入可分组响铃、免打忧功能、强插监听外线或内线、电话会议（三方或五方）、呼叫离位转移、长途和特殊信息台限制拨打、可自定义分机号码、电脑语音问候（国产机一般内置于主机、进口机需要单独配置）。
　　 如没有安装集团电话，这样您很可能失掉了一次在第一时间与您客户联系的机会；这项工作交给集团电话来处理，在分机占线或无人接听时集团电话会按您的需要把电话转到另一处分机。
　　 如您安装了语音信箱设备，会把此电话转到您自已的信箱中让客户留言。
　　 多种情况下您对直线电话的管理只能凭借您员工的自觉性， 话费管理也是集团电话的一大功能：它会按您的安排为每一分机安排一个密码，如果您离开座席，不知道密码的人无法使用您的分机。安装计费功能后，您也可对电话费用管理提出您新的看法来。计费系统会告诉您哪一位员工所打的电话费用最多或最少，打出的电话号码及总费用。 
　 1、充分利用外线：数条或多条外线可以分配给数十、上百个办公室（或个人）使用； 
　 2、自由转接电话：外线电话打进来可通过分机转接，而不用跑来跑去接电话或来回找人接电话； 
　 3、控制电话费用：可根据需要，限制各部分机拨打国际、国内长话、市话或只能打内部电话； 
　 4、过滤无用电话：经理可先让秘书接听、过滤电话，经理只听需要的电话； 
　 5、控制私人电话：可设计通话限时或强插监听，约束私人电话；等等。